Lokalenverhuur

De lokalen en de bistro van het dienstencentrum kunnen door verenigingen/ organisaties gebruikt worden mits betaling van een bepaalde vergoeding en met dien verstande dat de normale activiteiten van het dienstencentrum steeds voorrang krijgen.

Reglement:
1. Volgende verenigingen/organisaties kunnen beroep doen op de vergaderlokalen:
a. De verenigingen aangesloten bij de gemeentelijke seniorenadviesraad;
b. Thuiszorg- en vrijwilligersorganisaties;
c. Alle erkende Poperingse verenigingen (aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad) voor zover de activiteit(en) waarvoor de vergaderzaal van het dienstencentrum wordt aangevraagd, zich specifiek richt tot een seniorenpubliek of een thuiszorgthema behandelt;
Het gebruik mag geen winstgevend doel beogen, is niet bestemd voor politieke bijeenkomsten of voor particuliere bijeenkomsten, evenmin voor periodiek terugkerende ontspanningsactiviteiten van verenigingen.

2. De aanvragen voor het gebruik van de lokalen dienen schriftelijk of per fax gericht te worden aan:
De Voorzitter van het OCMW Poperinge
Veurnestraat 22
8970 Poperinge
Fax: 057 33 90 39
Dit dient te gebeuren minstens één maand voor de geplande activiteiten.
Het lokaal kan niet langer dan 6 maanden op voorhand worden aangevraagd. Telefonische aanvragen worden niet aanvaard. Inlichtingen kunnen wel op bovenstaande telefoonnummers worden verstrekt.
Indien twijfel over aanvrager of indien andere verenigingen/organisaties een aanvraag indienen, wordt dit ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter. De voorzitter geeft kennis van de toegezegde zaalverhuringen aan de OCMW-raad.

3. Er wordt in principe geen personeelslid van het dienstencentrum verplicht om aanwezig te zijn op de activiteit. De volledige verantwoordelijkheid voor orde, netheid, veiligheid, afsluiten berust bij de gebruiker van het lokaal.

4. De inrichters zijn verplicht om minimum één dag en maximum één week voor de gevraagde activiteit contact op te nemen met de centrumleider of een vervangend personeelslid voor het treffen van praktische schikkingen zoals openen, sluiten, gebruik van materialen, drank, enz...

5. Conform de beslissing van de OCMW-raad wordt per dagdeel een vergoeding gevraagd voor het gebruik van de zaal en de infrastructuur

• Bistro 1 (kant bar): 10,00 euro
• Bistro 2 (kant internetcafé): 8,00 euro
• Hobbylokaal * : 8,00 euro

* Voor het gebruik van de "leskeuken" wordt een bijkomende vergoeding van 6,00 euro gevraagd.

Dagdeel: Bistro 1: 8.00 u. tot 11.30 u. of 14.00 u. tot 17.00 u.
Bistro 2: 8.00 u. tot 12.00 u. 13.30 u. tot 17.00 u.
Hobbylokaal: 8.00 u. tot 12.00 u. 13.30 u. tot 17.00 u.

Avondactiviteiten kunnen op aanvraag. Voor avondactiviteiten (zaal beschikbaar vanaf 18.30 u.) tot 23.00 u. wordt de prijs van een dagdeel aangerekend. Per bijkomend half uur wordt 2,50 euro extra aangerekend. Aan het einde van de activiteit moet de organisator de personeelsleden van de nachtdienst verwittigen zodat de zaal en de inkom kunnen afgesloten worden.

Voor een reeks van minimum 5 vormingsactiviteiten binnen een periode van 6 maanden wordt 20 % korting toegestaan op de totale vergoeding.

6. De gebruiker dient na ontvangst van de factuur en binnen de 10 dagen de huurprijs over te schrijven op het rekeningnummer van het OCMW Poperinge met vermelding van de locatie en datum van gebruik (rekeningnummer: 091-0009286-03).

7. De gebruiker is er toe gehouden - na reservatie - steeds de huurprijs te betalen ook indien de activiteit niet plaats vindt, tenzij de annulering van de activiteit ten minste 2 kalenderdagen vooraf schriftelijk (per brief, fax of
e-mail) door de gebruiker meegedeeld wordt aan de voorzitter van het OCMW of de centrumleider. Bij niet-betaling van de huurprijs binnen de gestelde termijn wordt een verhoging van de huurprijs toegepast van 10%.

8. De gebruikers mogen dranken uit de bistro verkopen. Enkel de geafficheerde prijzen mogen aangerekend worden. Er mag dus geen toeslag op de drankprijs worden aangerekend.

9. Alle afspraken worden bevestigd via de door beide partijen te ondertekenen en bijgevoegde gebruiksovereenkomst