O.C.M.W.
Veurnestraat 22 , 8970 Poperinge
Tel: 057 33 33 00
Fax: 057 33 90 39
Ocmw Poperinge Ocmw Poperinge
U bent hier: Home>Intranet>Cobra

Cobra

TIPS VOOR HET GEBRUIK VAN COBRA (NOTULENBEHEERPROGRAMMA)

  • Bij het aanmaken van een agendapunt maak je steeds gebruik van een procedure. Het werken met procedures levert heel wat voordelen op: minder werk en minder kans op fouten. Er is telkens een algemene procedure voorzien, maar per dienst zijn er ook al heel wat specifieke procedures. Bij die specifieke procedures dien je alleen nog maar enkele invulvelden te vervolledigen in je ontwerpbeslissing (en eventueel toelichtende nota), erg handig, maar nog veel te weinig gebruikt.
    Voor het wijzigen van bestaande procedures of het aanmaken van nieuwe procedures mag je steeds de medewerkers van het secretariaat contacteren.

  • Nadat je een nieuw agendapunt hebt aangemaakt vervolledig je eerst het tabblad ‘detail’.
    Vergeet de beknopte omschrijving voor de website niet (voor de zittingen van het bijzonder comité is dit niet vereist). Ook de rubrieken worden vaak niet (of onjuist) ingevuld. Deze rubrieken beginnen telkens met GR (gemeenteraad), CBS (college van burgemeester en schepenen), VB (vast bureau),…

  • Onder het tabblad ‘betrokkenen’ kun je betrokken diensten met lees- en schrijfrechten toevoegen. Een handige tip: voeg steeds de diensten die je bij interne communicatie vermeldt ook toe als betrokken dienst.

  • Onder het tabblad ‘documenten’ kun je de ontwerpbeslissing en eventueel toelichtende nota vervolledigen.
    In de ontwerpbeslissing kun je onder relevante documenten de dossierstukken vermelden. Die moet je vervolgens uploaden. Let wel: als je een e-mailbericht wilt uploaden, sla je mail dan als pdf op en voeg toe aan het agendapunt (anders kunnen de raadsleden of schepenen de e-mailberichten niet lezen).

  • Onder het tabblad procedures en taken kun je een visum aanvragen aan de financieel directeur. Voor het aanvragen van een visum aan jouw beleidscoördinator of bevoegde schepen ligt de deadline altijd voor de deadline voor het vrijgeven van jouw agendapunt. Vraag het visum dus tijdig aan.

  • Respecteer steeds de deadline! De deadline staat vermeld in Cobra naast de zitting. Agendapunten die niet tijdig worden aangeleverd kunnen worden verplaatst naar een volgende zitting.

 

Op deze pagina